Советы бизнес-консультанта. Выпуск 52. Менеджмент Содержание выпуска: Тема выпуска. Статья Михаила Рыбакова "Совещания: полезный инструмент или растратчик вашего времени?" Ближайшие открытые (сборные) тренинги в Москве Тема выпуска. Совещания: полезный инструмент или растратчик вашего времени? Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант, бизнес-тренер, соучредитель компании Just Consulting. Статья специально написана для данной рассылки. В этом выпуске как, впрочем, и всегда, - исключительно мое авторское мнение, и оно вполне может противоречить Вашим мыслям и другим авторитетным источникам ;) В день заседаний на двадцать надо поспеть нам. Владимир Маяковский. Прозаседавшиеся Как-то я проводил тренинг по тайм-менджменту в Курске на заводе одной одной весьма уважаемой мировой компании. Мы активно изучали приемы управления своим временем: как служебным, так и личным. И вот, ближе к концу тренинга, я дал задание участникам - руководителям среднего звена - выписать задачи, которые они обычно выполняют в течение рабочего дня. А затем оптимизировать их, основываясь на приоритетах задач (мы как раз пошли эту тему). И тут подходит ко мне один из участников, протягивает свой листок, и говорит: "Посмотрите! Что Вы тут сможете оптимизировать?" Смотрю: а там - ба! - 5 (ПЯТЬ!) совещаний, которые занимают ВЕСЬ ДЕНЬ - с утра до вечера! И тут я понял, что если все оставить как есть - ничего не изменится. И все оставшееся время мы занимались тем, что разрабатывали алгоритмы того, как же высвободить время руководителей для решения иных задач, множество которых руководители решали в вечернее и ночное время. Бывало ли в вашей работе, что: вы порой вынуждены участвовать в совещаниях, на которых хочется уснуть, а после обидно за бесцельно потраченное время? ваш вопрос так и остался нерассмотренным, хотя все время было растрачено на обсуждение мелочей? все долго обсуждали какую-то тему, бились каждый за свой вариант решения, а после со крипом сформированный план действий так и не был воплощен в жизнь? И т.д. и т.п. Конечно, в наше время занять себя на совещании можно. Например, один из рекламных баннеров "Одноклассников" так и говорит: если мол заскучал на совещании - не грусти, Одноклассники теперь на твоей мобиле. Можно жить и так: не решать проблему, прятать голову в песок. Как говорят уставшие от жизни люди, "день прошел - все к смерти ближе". Но если у вас в этой жизни много планов, то наверное стОит раз и навсегда разобраться с таким безжалостным поглотителем времени как совещания. Итак, как сделать так, чтобы совещания работали на пользу участников и компании в целом, а не были обузой? На эту тему много всего сказано, однако главный вопрос: что делаете именно вы и насколько вам это помогает? Далее я предложу Вам набор конкретных шагов. Их цель - сделать Вашу работу продуктивнее, освободить время для других интересных задач. Одна просьба: при воплощении не будьте формалистами: примеряйте тот или иной пункт к себе, адаптируйте. Иначе любая разумная идея может погрязнуть в пучине бюрократии. Во-первых, к совещанию нужно готовиться. А именно: Поставить цель совещания, лучше письменно. Если их несколько, то проранжировать в порядке убывания приоритета: время на все может не хватить. Если вопросов слишком много - часть перенести на следующий раз: это сэкономит усилия по подготовке и избавит вас от неоправданных ожиданий. Выбрать/назначить ответственного за организацию совещания. Именно от него зависит успех подготовки. Определить список будущих участников и оповестить их. С одной стороны участников должно быть как можно меньше, с другой - все люди, действительно причастные к теме, должны участвовать. Иначе у них не будет мотивации исполнять решения совещания. Разработать и согласовать с будущими участниками повестку. Иначе можно упустить важное, а время растратить по мелочам. Назначить четкое время, т.е. не "примерно в 2", а например, в 14.15. Каждому участнику подготовить свои мысли по тем пунктам повестки, за которые от отвечает. Лучше изложить их письменно, а затем распечатать на всех участников или презентовать в PowerPoint. Зарезервировать помещение, убедиться, что готова техника и другие моменты (бумага, ручки; кофе, если у вас это принято). Можете подготовить чек-лист, а потом просто проходить по нему и ставить "галочки": это сильно ускоряет процесс и позволяет "не изобретать велосипед". Во-вторых, грамотно совещание проводить: Грамотно начать Поприветствовать друг друга Напомнить всем цель (цели) встречи, кратко пройти повестку, при необходимости скорректировать и утвердить. Выбрать лидера, который будет вести совещание. И, при необходимости, того, кто будет вести протокол (это может быть и сам лидер) Установить регламент Затем по каждому вопросу: Выяснить мнение каждого участника (отдельно эмоции и факты) Принять принципиальное стратегическое решение. Важно, чтобы ВСЕ приняли решение не только формально, но и внутри себя, а то при исполнении будут "держать фигу в кармане" Разработать конкретные шаги Распределить ответственность, определить сроки Занести решение в протокол, причем озвучивая его, иначе потом окажется, что многие "не услышали" или "не так поняли" Завершить совещание Резюмировать итоги, проработать возможные возражения Поблагодарить участников Договориться о следующих контактах Попрощаться Ну и, наконец, обеспечить реализацию выполненных решений: Разослать всем участникам протокол по мейлу в течение нескольких часов после встречи Контролировать исполнение принятых решений. Желательно, чтобы в компании совещания проходили не от случая к случаю, а в рамках четкого механизма: Есть заранее определенный день и время проведения совещаний: это дисциплинирует. Каждый вопрос проходит определенные стадии решения. Например: "проблема", "запланированное действие", "реализуется", "завершенное". Хорошо, если это поддержано некой информационной системой, к которой имеют доступ ключевые люди компании: при этом не будет "зависших" проблем и решений. Каждую встречу рекомендуется начинать с обзора решений прошлого совещания, решения возникающих сложностей. По мере решения задач они меняет свой статус по вышеописанной последовательности. По каждому решению есть ответственный и срок. Теперь о практической реализации. Случается так, что если Вы что-то делаете новым, непривычным для себя образом, в первый раз результаты оставляют желать лучшего. Это нормально, и нет другого пути к повышению своей эффективности, кроме как брать новую хорошую методику, применять к себе, пробовать, улучшать, снова пробовать. И уже вскоре результаты превзойдут ваши ожидания! Итак, все хорошо. Вы оптимально организуете и проводите совещания, контролируете принятые решения. Однако это еще не все. Важно проводить совещания в определенной манере: такой, где люди чувствуют себя не провинившимися школьниками или марионетками, а полноправными участниками. А еще полезно знать некоторые методики, которые позволяют находить творческие нестандартные решения задач. И таких методик на сегодняшний день немало. Кстати, а как быть, если организатор совещания - не вы. Вы "просто участник", и отказаться вам не представляется возможным. А там все "тянут и тянут резину"... Неужели все так безнадежно? Но об этом - в следующих выпусках рассылки. А пока - пишите, задавайте Ваши вопросы. Успехов вам в ваших совещаниях! *** Ближайшие открытые (сборные) тренинги в Москве: 6, 13 апреля (по воскресеньям): тренинг Михаила Рыбакова "Карьера". Запись по телефону: 463-44-85 (учебный центр Синтон) На тренинге Вы найдете для себя ответы на вопросы: Кем я хочу и могу быть? Как этого добиться? Как получить интересную и денежную работу? (написание резюме, прохождение собеседований и т.п.) Как обеспечить себе быстрый и устойчивый карьерный рост? Как совместить УСПЕШНУЮ РАБОТУ и СЧАСТЛИВУЮ ЖИЗНЬ? 14-16 апреля (понедельник-среда): тренинг «Управление проектами». Системный взгляд на проекты, 70% времени – практические упражнения. Тренинг регулярно проходит с 2002 года, и за это время его участниками стали более 500 человек из таких компаний как Jurby Watertech International, Saint-Gobain, SHL, Альфа-банк и Альфа-Страхование, Альянс-Пром (ГК Альянс), Астана-недвижимость, Гарант, Интеко, Иркутский алюминиевый завод (СУАЛ-холдинг), Иркутскэнерго, КазМунайГаз НК, Крост, РЖД, СО – ЦДУ ЕЭС, ТатОйлГаз НК, ЮКОС НК и многих других. Вы можете ознакомиться с отзывами участников, а также со статьями тренеров курса: Михаила Рыбакова, Сертифицированного Специалиста по Управлению Проектами (Certified Project Management Specialist), IPMA. Оксаны Клименко, имеющей многолетний практический опыт создания с нуля и внедрения в крупном холдинге Корпоративной системы управления проектами. 17-18 апреля (четверг-пятница): тренинг «Управление проектами в Microsoft Project». Использование MS Project позволяет Вам сделать планирование и контроль проекта наглядным и прозрачным, повысить продуктивность Вашей работы. Тренинг проводят Михаил Рыбаков и Оксана Клименко. 24-25 апреля (четверг-пятница): тренинг «Построение проектного офиса в компании». Цель - научить участников выстраивать и оптимизировать работу проектного офиса компании. Тренинг основан на практическом опыте авторов в реальном бизнесе и консалтинге. Проводят Оксана Клименко и Михаил Рыбаков. Также смотрите полное расписание. Каждый 3-ий участник от Вашей компании - БЕСПЛАТНО! Предложение действительно для всех тренингов (кроме "Карьеры") при условии участия бесплатного участника в тренинге в те же даты, что и платных. Присылайте заявки!  Подробности на сайте WWW.JUCO.RU и у наших менеджеров: +7 (495) 22-55-470. *** Пожалуйста, сообщите Ваше мнение об этой рассылке Ваше мнение о данной рассылке Полная чушь, не согласен с автором Любопытно, нашел для себя что-то новое Я знал все это и раньше Очень полезно и применимо в моей практике Посмотреть результаты С уважением, ведущий рассылки Михаил Рыбаков Бизнес-консультант, бизнес-тренер, психолог Сертифицированный специалист по управлению проектами (CPMS, IPMA) Старший партнер компании Just Consulting WWW: http://juco.ru E-Mail: mrybakov@juco.ru Тел.: +7 (495) 22-55-470 (многоканальный) Персональный сайт: http://mrybakov.ru

Отписаться : Нажмите и отправьте это письмо